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Center of Information and Technology

Time Clocks

 

Time Clocks para Time and Attendance

Esta sección ofrece información para la implementación de ponchadores electronicos en dependencias del Recinto para la integración de los mismos con los sistemas administrativos de Recursos Humanos.

Un Time-Clock (ponchador electronico) se utiliza solamente para grabar/almacenar las horas de entrada y salida de los empleados (time and attendance). El Recinto provee un sistema alterno para el manejo de licencias.

Requisitos de un Time Clock:

El reloj debe de proveer un mecanismo de autenticar empleados. El mecanismo minimo permitido es el uso de PIN. Por lo general un reloj moderno provee autorización por el uso de Tarjetas de Proximidad y PIN. Elementos biometricos de autenticación (fingerprint, imagenes, iris) no se estan utilizando en el Recinto. No hay problemas en adquirir un reloj con un elemento biometrico si el mismo NO será el metodo de autenticación a ser utilizado.

Por lo general el reloj provee un software que se instala en un computadora para administrar el reloj(es), otros relojes permiten conectarse por internet/web (http) y proveen un interfaz web para la administración del mismo. El software o mecanismo de administrar el reloj o la data extraida de los mismos debe tener un mecanismo para "Autorizar" la data de entrada y salida. El mecanismo o proceso de autorizar substituye el proceso de firmar una tarjeta u hoja de asistencia. La oficina tiene que determinar que proceso administrativo utilizará. 

El reloj debe permitir exportar el detalle de horas de entrada y salida (ponches) en un formato electronico que pueda ser leido de forma mecanica por los sistemas de recursos humanos. Solamente datos debidamente autorizados deben ser incluidos en los datos exportados.

Formatos que debe apoyar (por lo menos uno):

CSV, Comma Separated Values
Intuit Interchange Format (.IIF) files (QuickBooks Pro, QuickBooks Timer)

 

Funcionalidad Deseada:

Importar empleados en formato de QuickBooks. El software utilizado por el reloj permite poblar la data de sus empleados de un archivo generado en formato de QuickBooks.

Notas Importantes:

El departamento u oficina es responsable de mantener copias electronicas o fisicas de los datos de entrada y salidad.  El proceso utilizado debe cumplir con los requerimientos de retención de documentos y manejo de documentos publicos.  Estos datos deben de estar accesibles para el empleado según el empleado lo solicite. 

El departamento u oficina es responsable de establecer controles fisicos que garantizen que personas no autorizadas tengan acceso a las diferentes funciones administrativas del reloj, incluyendo su data y configuración.

La integración de un reloj a los sistemas administrativos requiere que la oficina tenga procesos administrativos y controles que garantizen la integridad de la información. Procesos administrativos tienen que ser documentados por la oficina.

En estos momentos el recinto no tiene un estandar para estos equipos.

 

Modelos de Relojes evaluados por CTI:

1. Amano MTX-15-USB, Info: http://www.amano.com/TimeWeb/SpecificProductPage.cfm?SPP=MTX-15%20-%20USB
Comentarios: Para 100 empleados. Utiliza tarjetas de proximity y PIN. Un empleado tiene que exportar la data conectando el reloj fisicamente a una PC. Permite generar una hoja de asistencia.

2. TTEZ Ethernet Swipe Card Time Clock System, Info: https://www.pyramidtechnologies.com/Products/TimeTrax_EZ_Ethernet_Time_Clock/ 
Comentarios: Para 50 empleados. Utiliza tarjetas de magneticas. Conexion ethernet. 

3. TimeClock Plus, Info: https://www.timeclockplus.com/Pages/Hardware/Proximity.aspx

 

Referencias:

http://support.quickbooks.intuit.com/support/Articles/HOW13261
http://support.quickbooks.intuit.com/support/Articles/HOW12778
http://www.amano.com/TimeWeb/PDF/TA_Manual.pdf