¿Puede la facultad y estudiantes usar Google Docs y hojas de calculo?

Si, el sistema se puede compartir para los miembros con la nueva cuenta institucional.

Con Google Docs y Hojas de Cálculo podrás crear, compartir, almacenar y publicar documentos y hojas de cálculo online. Puedes empezar desde cero o cargar archivos existentes. Google Docs y Hojas de Cálculo ofrece todas las funciones básicas (creación de listas con viñetas, organización por columnas, inserción de tablas o imágenes, anotación de comentarios, utilización de fórmulas, cambio de fuentes, etc.). Los archivos se guardan en los servidores de Google para que puedas editarlos, compartirlos y publicarlos desde cualquier lugar. Google Docs revolucionará el entorno académico. Supondrá un gran cambio y, si consigues adaptarte y aprovechar esta oportunidad que te ofrece mayor movilidad y colaboración, obtendrás grandes recompensas.

Olvídate de los equipos personales, de discos flexibles, de los archivos adjuntos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, e incluso de estar en la misma sala para poder editar un mismo documento.

Vayamos por pasos:

Olvídate de los equipos personales.

Tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones se guardan online de manera segura, por lo que no tienes que acceder al disco duro. Lo único que necesitas es un navegador web para acceder a los documentos.

Olvídate de los discos flexibles.

Antes de Google Docs necesitabas guardar archivos en un disco de 3 ½ y llevarlos contigo para poder acceder a la información desde un lugar diferente. Actualmente, como son muchas las personas que utilizan portátiles para movilizar su información, el disco de 3 ½ apenas se usa. Pero con Google Docs podrás olvidarte definitivamente de ellos. Lo único que necesitas es una conexión a Internet. Olvídate de los archivos adjuntos de Word, Excel y PowerPoint.

En lugar de enviar un archivo de Word, Excel o PowerPoint por correo electrónico a tus colegas, invítalos a que vean el documento, la hoja de cálculo o la presentación online. Los colaboradores podrán hacer modificaciones en tus documentos sin tener que guardar una nueva copia en su disco duro, y podrán enviarte la versión revisada por correo electrónico. Con Google Docs, todo se hace online y, si no te gustan las modificaciones, siempre puedes recuperar una versión anterior. También puedes dar permiso a algunas personas para que vean solamente el documento y así asegurarte de que no se añada ni se elimine nada.

Nota: Google Docs ofrece las funciones básicas de Word, Excel y PowerPoint, pero si crees que necesitas funciones avanzadas, consulta ¿Qué puedo hacer exactamente con Google Docs?

Olvídate de estar en la misma sala para hacer modificaciones en un mismo documento al mismo tiempo. Puedes invitar a algunas personas para que consulten tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y juntos podéis hacer cambios al mismo tiempo. A continuación te ofrecemos un ejemplo real: "He creado una hoja de cálculo llamada Cronología de vídeo publicitario para gestionar un proyecto importante. He incluido una lista de tareas necesarias para completar el vídeo con indicadores codificados por colores para marcar los avances. A continuación, he invitado a Juan y a Sara para que colaboren en la hoja de cálculo. Por cierto, yo estoy en Madrid, Juan está en Barcelona y Sara está en Sevilla. Todos abrimos la hoja de cálculo y compartimos la información. Mientras Juan cambia el estado de un elemento de rojo a verde, Sara utiliza la función de chat integrada para preguntar cómo van los cambios que estamos realizando en el vídeo y yo me encargo de incluir una nueva tarea en la lista para publicar el anuncio. ¡Todo al mismo tiempo!"