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B. La misión de la unidad, que es cónsona con la
misión institucional, es la siguiente:
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Orientar al estudiante sobre las normas y
regulaciones federales de las distintas
ayudas económicas disponibles,
procedimientos para solicitar y requisitos
de elegilibilidad. |
C. Esta misión es conocida, entendida, revisada
y aceptada por los miembros de esta unidad.
La
última revisión se completó en junio 2005.
D. Las responsabilidades y deberes oficiales de
nuestra unidad son los siguientes:
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Administrar, orientar y supervisar
efectivamente los distintos programas de
ayudas: Beca Pell becas estatales, becas
privadas, préstamos, programa federal de
estudio y trabajo; de acuerdo a las normas
federales, estatales e institucionales
logrando así una mejor calidad en servicio
que se ofrece a la comunidad estudiantil. |
E. Nuestra clientela principal (a quienes
principalmente ofrecemos nuestros servicios)
está compuesta por:
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Nuestra clientela principal es la comunidad
estudiantil, padres, empleados,
asociaciones, corporaciones y agencias
gubernamentales. |
F. Los
servicios principales que ofrece nuestra unidad
a estos clientes o usuarios son los siguientes:
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1.
Administrar y supervisar los programas de
ayuda económica disponibles en la
institución de acuerdo a las nomas
federales, estatales e institucionales.
2.
Distribución, verificación, recibo y
procesamiento de las solicitudes de
asistencia económica y becas privadas,
otorgación de la ayudas económica de acuerdo
al estudio de necesidad y disponibilidad de
fondos.
3.
Tramitación de préstamos estudiantiles
federales, GEER y de emergencia.
4.
Preparación de cerficaciones de ayudas por
petición del estudiante, oficinas del
Recinto y otras agencias gubernamentales y
federales.
5.
Orientaciones a escuelas superiores.
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G.
Para medir y evaluar el nivel de satisfacción,
eficiencia y efectividad de nuestra unidad en
las funciones y servicios que se ofrecen, se han
establecido los siguientes mecanismos:
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1.
Encuesta de satisfacción
2.
Auditorías anuales federales, estatales e
internas
3.
Grupo de apoyo de curso de ingeniería
industrial que analizan procesos.
4.
Grupos focales |
H. Para mejorar continuamente los servicios,
procesos y funciones de nuestra unidad, se
utilizan los resultados obtenidos en esas
mediciones en la toma de decisiones
presupuestarias y operacionales. Entre las
acciones concretas que se toman al identificar
deficiencias y debilidades están las siguientes:
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1.
Se ofrecen talleres y seminarios de
capacitación y mejoramiento profesional
relacionados
a
las normas y reglamentaciones federales y
estatales de asistencia económica.
2.
Hemos fortalecido áreas de nuestro
departamento como lo son el centro de
información,centro de procesamiento de datos
y el área de los Oficiales . |
I. Las evaluaciones realizadas en nuestra unidad
han identificado las siguientes fortalezas:
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1.
Los resultados de las auditorías y encuestas
de satisfacción demuestran que ofrecemos un
servicio de calidad. Nuestro personal es uno
altamente competente y versado. |
J. Las evaluaciones realizadas en nuestra unidad
han identificado las siguientes debilidades
(oportunidades para mejorar):
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1.
Necesidades presupuestarias, de más personal
y de mejores facilidades y equipo.
2.
Dependencia directa de otras oficinas de
servicio que no ayudan a agilizar los
procesos. |
K. Para sostener y mejorar estas fortalezas, y
para corregir y mejorar estas debilidades, se
tomarán las siguientes acciones y medidas
concretas:
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1.
Continuar asistiendo a los seminarios y
talleres de capacitación y así poder brindar
un servicio de excelencia más rápido y
eficiente. . |
L. Como evidencia de este proceso de
mejoramiento continuo, nuestra unidad mantiene
en archivo los siguientes documentos:
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1.
Como evidencia del mejoramiento continuo
están los resultados de la encuestas y
auditorías tanto federales, estatales e
internas. |
M.
La información contenida en este documento ha
sido discutida y compartida con el personal de
esta unidad, habiéndose completado este proceso
en
Marzo 8, 2006.
N.
La próxima revisión de todos los puntos y
asuntos aquí incluidos está pautada para
Marzo 2007.
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