Según información recibida de la Oficina de Asistencia
Económica de la Administración Central es necesario que
cada unidad del Sistema U.P.R circule una comunicación a
los estudiantes que reciben ayudas económicas orientada en
términos generales del requisito federal de la política de
reembolso de Fondos Título IV. Por fondos Título IV se
entiende: Préstamos Stafford subsidiados y no subsidiados,
Préstamos Directos, Beca Pell, Beca FSEOG y otros.
Esto
aplica a aquellos estudiantes recipientes de becas, que se
dan de baja formal o informalmente previo a completar el
60% del periodo académico o periodo de pago.
La institución es responsable de calcular el por ciento
y la cantidad de Fondos Título IV que no le corresponden
al estudiante, identificando la porción institucional de
los fondos a reembolsar a los programas de Título IV. Esta
devolución se hará en un orden específico, tanto para los
fondos devueltos por la institución, como los reembolsados
por el estudiante. La institución asumirá en principio la
responsabilidad fiscal determinada y luego el estudiante
reembolsará la parte que le corresponda.
El Recinto Universitario de Mayagüez adoptó la versión
para “Windows” que provee el Departamento de Educación
Federal como mecanismo para calcular la devolución de
fondos que aplique.
Paso 1
Recopilar información de las ayudas de Título IV del
estudiante. El estudiante pasa por la oficina de su
Oficial de Asistencia Económica con el documento de Baja
Oficial y la Certificación de Asistencia a Clases
debidamente cumplimentados. El Oficial identifica las
ayudas que ha recibido el estudiante y aquellas que se le
hubieran podido desembolsar y vacía esa información en una
forma “Treatment of Title IV Funds...” incluyendo nombre,
número de estudiante, número de seguro social y última
fecha de asistencia a clases. Se especifica lo pagado o
concepto de matrícula en el encasillado correspondiente.
Paso 2
Verificar el porciento de las ayudas que le
corresponden. El estudiante pasa por la Oficina Fiscal de
Asistencia Económica (Terrats 222) para determinar si es o
no es deudor de los programas Título IV.
Se vacía la información que trae el estudiante en el
programa “Return of Title IV Funds...” provisto para ello
por el Departamento de Educación Federal.
La fecha de baja, se entiende, es la fecha más temprana
en que la institución tiene conocimiento de la intención
del estudiante de darse de baja, ya sea por la fecha en
que comienza el proceso o la fecha que indican los
profesores como última fecha de asistencia a clases. Las
fechas de comienzo y terminación de clases ya están
establecidas o fijadas en el programa.
El programa mismo calcula el porciento de asistencia que
tuvo el estudiante y aplica ese mismo por ciento a la
ayudas a que tiene derecho el estudiante.
Paso 3
Determinar la cantidad de ayudas que le corresponden al
aplicar el porciento de asistencia a las ayudas otorgadas
para el semestre al estudiante, se determina la cantidad
de dinero a que tiene derecho en cada una de las becas.
Paso 4
Determinar el total de las ayudas de Título IV a
desembolsar posterior a la baja o a devolver a los
programas. Si el porciento de asistencia a clases es de
más de 60% se considera que le corresponde el total de la
otorgación para el semestre o el 100%.
Si se determina que el estudiante es acreedor a alguna
cantidad de ayuda no desembolsada aún, basado en el tiempo
que estudió, se procede a notificar a Asistencia Económica
para que obligue el dinero para el próximo pago
programado, se le informa al estudiante si no tiene
depósito directo que pase a recoger su cheque y se le
firma el Formulario de Baja para que continúe su proceso.
Paso 5
Determinar la cantidad de ayudas de Título IV que no le
corresponden al estudiante.
En este punto del análisis se determina la cantidad de
dinero que se le desembolsó al estudiante y que no le
corresponde por el tiempo que estudió. Se le notifica al
estudiante el monto total de dinero que tiene que devolver
para poder continuar su proceso de baja.
Una vez el estudiante está en posición de devolver el
dinero cobrado de más, se le prepara un formulario de
pago, va a la ventanilla de la oficina de recaudaciones y
paga. Con copia del recibo como evidencia de pago se le
firma la baja para que continúe su proceso.
Paso 6
Desglose de Devolución de fondos por programa. Los
fondos Título IV están en un orden específico y el recobro
que se haga de fondos al estudiante hay que distribuirlo
en el mismo orden de los programas.
