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Historia Oficina de la Procuradora Estudiantil-U.P.R.M.



PRIMERA FASE
(10 de noviembre de 1999 al 31 de enero de 2011)


La Oficina de la Procuradora Estudiantil abre sus puertas en el Recinto Universitario de Mayagüez el 10 de noviembre de 1999 bajo la administración de la Dra. Zulma Toro Ramos, Rectora.  Es el último de los Recintos de la Universidad de Puerto Rico en incorporar este importante servicio. La Prof. Vilma D. López Muñoz es designada Procuradora Estudiantil por la doctora Toro, con el aval del Consejo General de Estudiantes del Recinto Universitario de Mayagüez. Se integra además al equipo de trabajo la Sra. Awilda Méndez Figueroa, CPS, Secretaria Administrativa. La Procuradora Estudiantil es miembro de la International Ombudsman Association (IOA), de la Asociación de Procurador@s Estudiantiles de la Universidad de Puerto Rico y de la Asociación Puertorriqueña de Consejería Profesional (APCP). Posee además la licencia #255 del Departamento de Salud de Puerto Rico.

La misión de la oficina es proveer un mecanismo informal efectivo para facilitar el apoderamiento de los miembros de la comunidad universitaria del Recinto Universitario de Mayagüez en el proceso de solución de situaciones relacionadas con estudiantes. Esta oficina desempeña sus funciones con independencia de la línea jerárquica. Mantiene una relación de dependencia administrativa con respecto a la máxima autoridad del Recinto.  Se aboga en ella a favor de la igualdad y del respeto entre las partes en las controversias planteadas, además de las debidas garantías procesales y de la administración imparcial de justicia.

La Procuradora Estudiantil se rige por el Código de Ética y los Estándares de Práctica de la “International Ombudsman Association” (IOA) (http://www.ombudsassociation.org/). Los principios fundamentales que rigen y dirigen los servicios de esta procuraduría organizacional bajo la IOA son cuatro:  independencia, confidencialidad, informalidad, además de neutralidad e imparcialidad. 

En esta oficina se atienden situaciones presentadas por los miembros de la comunidad universitaria si están relacionadas con estudiantes (Estudiante-Profesor, Profesor-Estudiante, Estudiante-Empleado, Empleado-Estudiante, Estudiante-Estudiante) y con los servicios estudiantiles. La Procuradora Estudiantil ofrece además orientaciones y talleres donde se presentan temas tales como:  derechos y deberes de los estudiantes y profesores, manejo de situaciones, conflictos y conversaciones difíciles, leyes, reglamentos, políticas institucionales, certificaciones y sus enmiendas, normas, procesos, procedimientos, fechas importantes, servicios de la oficina, comunicación efectiva, manejo de estrés, relajación, trabajo en equipo, liderazgo, diferencias generacionales, entre otros. Esta información también es divulgada a través de diversos medios, tales como:  página electrónica (http://procuraduria.uprm.edu), cartelera semanal electrónica, portal académico, portal de estudiantes y el correo electrónico (uprm.edu y ece.uprm.edu), entre otros. 

Durante los 11 años que la oficina lleva de establecida, se han alcanzado logros muy significativos, generados como resultado del interés y el énfasis en el esfuerzo creativo para evolucionar los estilos de servir.  El fin ha sido la actualización constante, para ir a la par con la propia y clara evolución generacional y tecnológica de esta comunidad académica, estudiantil y administrativa de primer orden y de vanguardia. Puede destacarse entre los mismos, el desarrollo de una variedad de campañas estratégicas e informativas anuales para divulgar importantes políticas institucionales de la Universidad de Puerto Rico y otros temas pertinentes y relevantes para la comunidad universitaria, entre ellas: Divulgación de los Servicios del R.U.M. dirigidos a Estudiantes, Divulgación de los Servicios de la Oficina de la Procuradora a la Comunidad Estudiantil, Profesores y Empleados, Divulgación de Diversas Leyes y Certificaciones sobre Hostigamiento Sexual, “Bullying”, “Mobbing”, Acecho, Diversidad y Divulgación de los Servicios de la Oficina de la Procuradora Estudiantil a la Alta Gerencia de la Institución, entre otros. Estas campañas se desarrollan utilizando diversos medios electrónicos, impresos y a través del contacto directo con los miembros de la comunidad universitaria.  Vale la pena destacar que se utilizan diversos mecanismos para que esta información sea de fácil acceso a través del Internet, tanto para los miembros de la comunidad universitaria como para la comunidad externa que utiliza estas redes de comunicación mundial.

Un logro muy particular es la creación de la página electrónica:  http://procuraduria.uprm.edu en el año 2004. A través de esta página se prolifera y magnífica la divulgación del servicio que ofrece esta dependencia, además de todos los temas ya mencionados. La oficina es una de las pioneras en tener una página electrónica en el R.U.M. La misma se actualiza constantemente e incluye las certificaciones más importantes relacionadas con los asuntos estudiantiles. Un nuevo diseño y la renovación de la página (“REFRESH”) se realiza en el año 2007 con una actividad donde se invita a la comunidad universitaria. En ella se utiliza el nuevo formato establecido por el Recinto en su sitio, uprm.edu. Es importante también mencionar que desde su creación, se valora y valida la importancia del adiestramiento continuo del personal de la oficina para trabajar en la actualización de la misma.

De todos, son dos los logros medulares para la efectividad de la labor que se realiza.  En primer lugar, se encuentra la confianza constante que muestran en la utilización del servicio los tres importantes componentes de la comunidad universitaria: estudiantes, profesores y personal no docente.  Muy de cerca le sigue el respeto de todos los niveles gerenciales y de quienes solicitan el servicio de esta procuraduría organizacional que se rige por los cuatro principios fundamentales: independencia, confidencialidad, informalidad y neutralidad e imparcialidad. 

Logros Alcanzados Durante la Primera Fase

    A. Creación de la Página Electrónica

    Un logro muy particular es la creación de la página electrónica:  http://procuraduria.uprm.edu en el año 2004. A través de esta página se prolifera y magnífica la divulgación del servicio que ofrece esta dependencia, además de todos los temas ya mencionados. La oficina es una de las pioneras en tener una página electrónica en el R.U.M. La misma se actualiza constantemente e incluye las certificaciones más importantes relacionadas con los asuntos estudiantiles. Un nuevo diseño y la renovación de la página (“REFRESH”) se realiza en el año 2007 con una actividad donde se invita a la comunidad universitaria. En ella se utiliza el nuevo formato establecido por el Recinto en su sitio, uprm.edu. Es importante también mencionar que desde su creación, se valora y valida la importancia del adiestramiento continuo del personal de la oficina para trabajar en la actualización de la misma..


    Imagen Creación Página Electrónica 2004


















    Imagen Renovación (Refresh) Página Electrónica 2007



















    B. Contador de la Página Electrónica:


    Durante el mes de marzo del año 2007 se instala el contador en la página electrónica de esta oficina: www.uprm.edu/procuraduria. De este modo se evidencia la cantidad de visitantes que acceden a la misma.


    C. Servicios:

    • Un logro muy significativo que se destaca es la confianza constante que muestran en la utilización del servicio los tres importantes componentes de la comunidad universitaria: estudiantes, profesores y personal no docente. 

    • Otro logro significativo es el respeto de todos los niveles gerenciales por los cuatro principios fundamentales que rigen la labor que en la oficina se lleva a cabo: independencia, confidencialidad, informalidad y neutralidad o imparcialidad.

    • Reconociendo la importancia de que toda la comunidad universitaria esté informada sobre los diversos recursos disponibles en la institución que contribuyen al éxito y la sana convivencia del estudiantado, la Oficina de la Procuradora Estudiantil continúa trabajando con el Proyecto de Divulgación de los Servicios del Recinto Universitario de Mayagüez Dirigidos a Estudiantes. En dicho proyecto se trabaja en la búsqueda de datos, recopilación, creación y distribución de un documento que contiene la información de la gran mayoría de los servicios institucionales de apoyo al estudiante. El documento, disponible en nuestra página electrónica: http://procuraduria.uprm.edu, contiene la localización, persona contacto, teléfonos y correo electrónico de treinta y nueve (39) dependencias que brindan servicio directo al estudiantado del R.U.M. 

    • Se identifica y se utiliza el portal de estudiantes: www.uprm.edu/estudiantes y el portal académico: www.uprm.edu/academics, como una estrategia efectiva para divulgar nuestros servicios e importante información a toda la comunidad universitaria.

    • A través de las certificaciones y reglamentos que aparecen en la página, los componentes del Recinto se están educando en términos de sus derechos y deberes como miembros de la comunidad universitaria.

    • Distintas organizaciones estudiantiles, incluyendo el Consejo General de Estudiantes, además de Decanas/os y Directoras/es informan que han podido acceder al Reglamento General de Estudiantes del R.U.M., ubicado en nuestra página electrónica, para utilizarlo como referencia en importantes documentos.

    • Se crea un innovador Programa Estudiantil para la Divulgación del Servicio de la Oficina de la Procuradora Estudiantil dirigido a estudiantes en diferentes cursos, a través de solicitudes enviadas por nuestra oficina a diversos profesores.

    D. Oficina:

    • Se reconoce la importancia de la actualización de los medios tecnológicos para mantener el interés de los visitantes y usuarios del servicio. A tales efectos, esta oficina se mantiene actualizada en cuanto a los equipos tecnológicos y programas de computadoras para realizar la labor eficiente que siempre nos ha caracterizado. El personal de la oficina es adiestrado para trabajar con los mismos. Los siguientes programas son adquiridos:  Programa Adobe Golive CS (ENG), Programa Adobe Acrobat 8 Professional, Windows 2007 (Word, PowerPoint, Excel) y Adobe Photoshop Extender.

    • La Oficina de la Procuradora Estudiantil ha identificado la necesidad de digitalizar la mayor cantidad de los documentos que se trabajan en esta dependencia y los que son recibidos.  Esta iniciativa ha sido completada casi en su totalidad.

    • Se realizan diversos cambios importantes en la planta física de esta dependencia: se pintan las dos áreas que comprenden la OPE, se colocan plantas naturales, cuadros y cortinas.  De esta forma se crea un ambiente más placentero tanto para el personal como para las personas que a diario nos visitan.

      E. Campañas Estratégicas e Informativas y Proyectos:

      Nuestra oficina trabaja con diversas campañas estratégicas e informativas y proyectos durante esta primera fase:

      • Divulgación sobre los Servicios de la Oficina de la Procuradora Estudiantil a la comunidad estudiantil, profesores y empleados 
      • Impacto a la Población Especial de los Estudiantes de Nuevo Ingreso y a los Padres
      • Divulgación de los Servicios del R.U.M. dirigidos a la Comunidad Estudiantil
      • Divulgación sobre los Servicios de la Oficina de la Procuradora Estudiantil a la Alta Gerencia de la Institución
      • Divulgación de la Política sobre el Uso Ilícito de Alcohol y Drogas en la U.P.R.
      • Divulgación de Diversas Leyes y Certificaciones sobre Hostigamiento Sexual, “Bullying”, “Mobbing”, Acecho y Diversidad
      • Divulgación sobre Educación Sexual y Prevención de Embarazos                                       
      • Divulgación de Diversas Leyes y la Política Pública con Relación al Hostigamiento Sexual en la Universidad de Puerto Rico
      • Divulgación de los Servicios de OPE en la actividad: Casa Abierta del Recinto Universitario de Mayagüez
      • Recolección de Alimentos: Acción de Gracias para Todos   
      • Actividad: “Refresh” donde se presenta la nueva imagen de la Oficina de la Procuradora Estudiantil y de la Página Web: http://procuraduria.uprm.edu     
      • Proyecto Piloto Esperanza de Vida
      • Proyecto de Reducción, Reutilización, Reciclaje y Conservación de Energía                                      
      • Proyecto para Ayudar a los Damnificados de la República Dominicana

      F. Evaluación y Avalúo:

      • Una auto-gestión importante que se puede destacar es que esta dependencia es la única de las Oficinas de Procuraduría de la U.P.R. que se expone voluntariamente todos los semestres a un proceso de evaluación rigurosa del servicio. El mismo se automatiza desarrollando una hoja de evaluación donde se evalúan los aspectos relacionados al servicio que ofrece esta dependencia.  La Hoja de Evaluación de los Servicios de la Oficina de la Procuradora Estudiantil es completada por una muestra al azar de los visitantes durante la primera visita.  Los resultados son recopilados por estudiantes del Programa de Estudio y Trabajo, bajo la estricta supervisión de personal administrativo de otras dependencias del Recinto que voluntariamente colaboran con esta oficina, a tales fines.

      • Durante el primer y segundo semestre del año académico 2005-2006 se administran dos encuestas sobre los servicios de esta oficina, una dirigida a todos los estudiantes del Recinto y otra dirigida a los profesores e instructores. Con dicha encuesta evaluamos como estos componentes de la comunidad universitaria perciben nuestro servicio.

      • La Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo lleva a cabo la revisión del Plan de Avalúo de la Oficina de la Procuradora Estudiantil. Luego de dicha revisión, nuestra oficina recibe los siguientes reconocimientos:
        • Calificación de Mejor Práctica en la categoría de mejoramiento continuo:  Utilización de Resultados.
        • Calificación de Oportunidad para Mejorar a Mejor Práctica en las categorías de mejoramiento continuo: Misión y Métodos de Avalúo.

      G. Desarrollo Profesional del Personal:

      • Cumpliendo cabalmente con lo que establece la Certificación Número 03-04-169 de la Junta Administrativa del R.U.M.: “Todo empleado asistirá a un mínimo de seis horas contacto por año fiscal a talleres de capacitación, seminarios, adiestramientos, cursos de educación continua, mejoramiento profesional u otros que estén relacionados con su área de trabajo.”, el personal de la Oficina de la Procuradora Estudiantil asiste a las diversas charlas y talleres auspiciadas por la Oficina de Enlace con el Personal, el Centro de Enriquecimiento Profesional y otras dependencias dentro y fuera del Recinto que coordinan actividades de mejoramiento profesional.

      • Cumpliendo cabalmente con el programa de orientaciones sobre la Ley de Ética Gubernamental y sanas normas de administración pública, que establece que todos los servidores públicos deben cumplir con el requisito de 10 horas curso requeridas por el Artículo 2.7 de dicha Ley, el personal de esta dependencia asiste a dichas orientaciones para cumplir con este requisito.

      • Para ser buen uso de los fondos asignados por la universidad, desde creación de la oficina el 10 de noviembre de 1999, el personal ha asumido el costo total de todas las membrecías de las asociaciones profesionales a las que pertenecen: International Ombudsman Association (I.O.A.), Asociación Puertorriqueña de Consejería Profesional (A.P.C.P.) y la International Association of Administrative Profesional (I.A.A.P.). Destacamos además que el personal asiste a diversas reuniones y actividades profesionales a través de la isla y no cobra dieta ni millaje.


      SEGUNDA FASE
      (14 de febrero 2011 al presente)


      Dra. Olga Collado Zapata
      Segunda Procuradora Estudiantil
      14 de febrero de 2011 al presente


      La Dra. Olga Collado Zapata es designada Procuradora Estudiantil por el Dr. Miguel Muñoz, Rector, el 14 de febrero de 2011. Continúa laborando en el equipo de trabajo la Sra. Awilda Méndez Figueroa, CPS, Secretaria Administrativa. La doctora Collado está comprometida en brindar un servicio de excelencia como el que siempre ha distinguido a esta institución. 

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      *Preferiblemente por cita previa

      Centro de Estudiantes Oficina 408

      Prof. Olga Collado Zapata
      Procuradora Estudiantil
      Universidad de Puerto Rico
      Recinto Universitario de Mayagüez
      PO Box 9000 Mayagüez PR 00681-9000