Cómo preparar y presentar un seminario
 
 
José A. Mari Mutt

Departamento de Biología, Universidad de Puerto Rico
Mayagüez, Puerto Rico
Jmari@uprm.edu

     
    Very few people have a natural talent for delivering outstanding presentations, but foresight, hard work, and practice can carry most of us into the very good level of presentation skills.  --SIU web site
    La mayoría del estudiantado se alegraría si el curso de seminario se eliminase del currículo, pues no son muchos los estudiantes que anhelan pararse ante un público, que incluye al profesor, para hacer una o más presentaciones sobre temas que no dominan a la perfección. Ante tal posibilidad es normal que se produzca el consabido temor, la ansiedad y el nerviosismo.
     
    Sin embargo, el seminario es uno de los cursos más amenos que tomarás en la universidad. Cada presentación trata sobre algo distinto y se aprende mucho sobre diversos temas. El clima es más relajado e informal que en  otros cursos y hay más camaradería entre los estudiantes, y entre estos y el profesor. Además, como este curso no tiene exámenes, el estudiante recibe el beneficio de la duda cuando se otorga la calificación. Si te preparas para hacer un trabajo excelente seguramente obtendrás una buena calificación.
     
    El propósito principal del curso de seminario es practicar el proceso de conseguir, leer, analizar e integrar información para comunicarla por medio de una charla clara, amena e interesante. Este curso te ayudará a desarrollar tres destrezas muy importantes para todo profesional: conseguir información detallada sobre un tema, seleccionar y organizar la información más importante, y usar el tiempo eficazmente. El seminario también te enseñará a preparar una presentación efectiva, vestir adecuadamente para causar una buena impresión, usar técnicas exitosas para ofrecer una charla efectiva, desempeñarte adecuadamente ante una audiencia y comportarte correctamente como parte del público. Si todo lo anterior te causa estrés, relájate, porque ningún profesor espera que en una o dos oportunidades presentes una charla impecable; toma mucho más tiempo acostumbrarse a hablar en público y desarrollar un estilo efectivo.
     
    Cómo prepararse adecuadamente                                    
     
    Muchos estudiantes creen que preparar el seminario es una tarea sencilla que pueden comenzar y terminar en pocos días. Este es el error más grande que puedes cometer. Si dejas la preparación para último momento entrarás en pánico cuando te des cuenta de la magnitud de la tarea; tus dos alternativas serán darte de baja de la clase o hacer a la carrera un trabajo deficiente. No podrás conseguir toda la información que necesitas, practicar adecuadamente la presentación, ni resolver los problemas que surgen a último momento. Escoge el tema temprano y comienza a buscar información inmediatamente. Estarás mucho más tranquillo si la presentación está lista varios días antes de la fecha asignada.
     
    Es imposible preparar un buen seminario si sólo consultas una o dos páginas de internet, uno o dos libros de texto, un par de enciclopedias, o dos o tres artículos generales. Estos seminarios son superficiales y el profesor lo nota inmediatamente. Busca información en varios libros, revistas profesionales, páginas de internet y periódicos recientes. Lee vorazmente sobre el tema. Mientras más conozcas sobre el tema, más completa será tu presentación, más confianza tendrás en tu preparación y mejor contestarás las preguntas. El que no se prepara, se prepara para fracasar.
     
     
    Cómo encontrar un tema
     
    Si el profesor asigna los temas del seminario, no tendrás más alternativa que desarrollar el que te toque. Si el profesor permite escoger un tema, busca uno de interés general, de actualidad (quizás incluso controversial) y que toda la audiencia pueda entender. Evita los temas muy detallados o complejos, recuerda que los miembros de la audiencia no tienen tu misma preparación ni comparten tus mismos intereses.
     
    Comienza la búsqueda del tema consultando uno o dos libros de texto. Casi todos los textos modernos contienen ensayos (essays, boxes) que discuten temas de actualidad e investigaciones recientes. También puedes examinar revistas de interés general, como Discover, National Geographic, Natural History y Scientific American.
     
    Algunos programas de televisión, como los del Discovery Channel y The Learning Channel, son una fuente excelente de temas interesantes. Estos programas no proveen suficiente información para preparar el seminario, pero te ayudarán a encontrar un tema de actualidad y de interés general. La internet es otro recurso muy importante; utiliza Google u otro sistema de búsqueda para encontrar información adicional sobre el tema que deseas explorar. Casi todas las revistas científicas y las de interés general tienen una página de internet y algunas proveen acceso gratis a sus artículos.
     
    La colección de revistas profesionales y las bases de datos de la biblioteca proveen acceso a la literatura primaria (artículos que informan por primera vez los resultados de las investigaciones). Examina el catálogo de revistas para identificar cuáles publican sobre el tema que te interesa. Consulta también los servicios bibliográficos que resumen la información publicada en los distintos campos del saber; por ejemplo, Biological Abstracts contiene los resúmenes de la mayoría de los artículos publicados en el campo de la Biología. Algunas revistas científicas se publican exclusivamente en la internet y la información que contienen sólo se consigue en este medio.
     
     
    Cómo organizar la presentación
     
    Cada estudiante tiene su propio sistema para organizar la información que consigue. Algunos usan tarjetas donde escriben por un lado la ficha bibliográfica del artículo y por el otro resumen el contenido. Otros usan hojas sueltas, libretas o el procesador de textos. El método no importa, siempre que puedas conseguir la información rápidamente.
     
    Comienza preparando un bosquejo de los temas primarios y secundarios que discutirás. Algunos conferenciantes reparten el bosquejo, usualmente con una lista de referencias, mientras que otros lo escriben en la pizarra, lo presentan en la primera transparencia de la presentación o lo reservan para su uso exclusivo. Si decides repartir el bosquejo, o si el profesor así lo pide, verifica que las copias estén limpias y que el texto no tenga errores. El bosquejo debe ser general para que la audiencia no reciba demasiado detalle y pierda interés en el contenido de la charla.
     
    El título del seminario debe describir el contenido de la presentación. Pregúntate lo siguiente: si alguien ve el título de tu charla en un tablón de edictos, ¿obtendrá una idea precisa y clara del contenido? ¿Cuál de estos dos títulos es más adecuado: Biología de murciélagos o Anatomía y función del sistema de ecolocalización de los murciélagos? El título es una etiqueta, y como toda buena etiqueta debe ser atractivo y describir fielmente el contenido.
     
    La presentación oral se divide en tres partes principales. El tiempo sugerido para cada sección corresponde a un seminario de 50 minutos; acorta el tiempo proporcionalmente para presentaciones más cortas.
     
     
    Si cuando te acercas al final de la charla te das cuenta de que la terminarás antes de tiempo, no trates de alargarla hablando muy lento, improvisando comentarios o presentando material que decidiste omitir durante las prácticas. Tampoco pidas excusas por lo que haya salido mal durante la presentación ni por lo que hayas olvidado mencionar. Los comentarios finales de la charla son los más duraderos, por eso deben ser positivos y tener el mayor impacto posible.
     
     
    Cómo preparar la bibliografía
     
    Algunos profesores piden que el estudiante reparta el bosquejo de la presentación y la bibliografía principal consultada para preparar el seminario. Otros exigen un informe escrito como complemento de la charla. En ambos casos tienes que redactar y organizar correctamente las referencias. Los ejemplos siguientes (el segundo y el último son ficticios) siguen un estilo adoptado por muchas revistas científicas.
     
    Para un artículo científico: Nelson, J. W.  1986.  Ecological notes on the behavior of male Mydas xanthopterus in Hawaii.  Pan-Pacific Entomologist 62(4): 311-316.
     
    Para un artículo incluido en un libro: Peters, E. H. y J. Candela. 1993. Bat dispersal after an attack by the Peregrine Falcon. En: E. Gordy (ed.). Bat ecology and behavior. pp. 334-359. Smith & Harper Publishing Company, New York.
     
    Para un libro: Rivero, J. A.  1980.  Los anfibios y reptiles de Puerto Rico. Editorial de la Universidad de Puerto Rico, San Juan, Puerto Rico. 399 pp.
     
    Para un documento publicado en internet: Mari Mutt, J. A.  2004. Manual de Redacción Científica. Caribbean Journal of Science, Special Publication No. 3. http://caribjsci.org/epub1.
     
    Para un artículo publicado en un periódico: Michaels, A. D. 1993. The diversity of Puerto Rican Bats. The San Juan Star, San Juan, Puerto Rico, Feb. 20, 1995, p. 5-6.
     
     
    Sigue estas reglas para alfabetizar las referencias:

      

    La presentación digital
     
    Aunque hay varios programas para hacer presentaciones digitales, el dominio de PowerPoint es tal que las presentaciones se conocen comúnmente como presentaciones PowerPoint.

    Las diapositivas de PowerPoint deben ser sencillas, de buena calidad y grandes. Los errores gramaticales, las faltas de acentuación, el texto diminuto, las tablas y las gráficas que contienen demasiados datos, las fotografías desenfocadas y las ilustraciones muy pálidas u obscuras, deslucen la presentación y la buena imagen del conferenciante. Las dispositivas innecesarias también perjudican la charla; cada imagen debe contribuir significativamente al contenido de la presentación.

    La presentación  puede incorporar     grabaciones de sonido o de vídeo. Por ejemplo, la grabación del canto de un ave complementaría muy bien una charla sobre comportamiento reproductor, mientras que un vídeo sobre la extracción y amplificación del ADN sería idóneo para un seminario sobre sistemática molecular. Sin embargo, es importante que estos recursos duren poco tiempo para que no asuman un papel protagónico en el seminario.
     
    Sugerencias para hacer una buena presentación digital:
     
    1. No dediques demasiado tiempo a experimentar con fondos de distintos colores, con sonidos variados, o con patrones diversos de entrada y salida del contenido. Los diseños más sencillos son a menudo los más efectivos.
    2. Usa letras, tablas e ilustraciones grandes. El tamaño más pequeño sugerido para el texto es 24 puntos.
    3. Copia la presentación al disco duro de la computadora para que proceda con más rapidez.
    4. Coloca la computadora de tal forma que la audiencia no se distraiga mirando su pantalla,  presiona F5 (F8 en algunas computadoras) hasta que la imagen sólo se vea en el telón.
    5. Usa un control remoto para pasar las diapositivas sin tener que estar al lado de la computadora. Algunos controles tienen puntero láser integrado, reloj para medir la duración de la charla o vibran para indicar que haz llegado a un punto específico del seminario.
    6. Familiarízate con el funcionamiento de la computadora y del proyector antes de la presentación; verifica que tienes todos los cables y que ambos equipos se comunican adecuadamente.
    7. No exageres el número de diapositivas. Los conferenciantes que tienen demasiadas diapositivas a menudo entran en pánico y comienzan a saltarlas o a presentarlas apresuradamente.
    8. No proyectes las diapositivas justo antes de comenzar el seminario, pues reducirás el misterio y la anticipación que éstas contribuyen a la charla.
    9. Oscurece el salón sólo lo suficiente para que las diapositivas proyecten adecuadamente. Si el salón queda en tinieblas, la pantalla se convertirá en el protagonista de la charla y perderás la atención de la audiencia.
     
     
    Cómo crear un ambiente adecuado
     
    El ambiente en el salón es uno de los muchos factores que afectan el éxito de la presentación oral. Si puedes escoger el salón, busca uno amplio, con sillas cómodas y con aire acondicionado. El salón ideal está aislado del bullicio, tiene un atril elegante, posee un control adecuado de la iluminación y tiene el equipo necesario para proyectar la presentación. Si te asignan un salón, llega temprano y verifica que los asientos estén en orden, que la pizarra esté borrada y que no haya papeles en el piso.
     
    La puntualidad del conferenciante influye sobre el ánimo de la audiencia. Muy pocas personas resentirán que el seminario termine un poco antes de la hora pautada, pero todos se molestarán si te pasas de la hora límite. Las presentaciones muy cortas o muy largas denotan falta de control y de organización. Si vas muy rápido, relájate y habla más despacio. Si vas muy lento, acelera gradualmente para terminar a tiempo. El seminario debe comenzar  a la hora pautada, nunca antes ni después, a menos que lo apruebe el profesor.
     
     
    Cómo controlar los nervios
     
    Las dos estrategias más útiles para controlar los nervios durante la charla son prepararte muy bien y practicar la presentación varias veces. Si estás convencido de que nadie en la audiencia (incluyendo al profesor) conoce el tema mejor que tú, el nerviosismo inicial durará pocos minutos y pronto tendrás control pleno de la presentación.
     
    Para reducir la tensión, llega temprano y conversa con el profesor o con algunos compañeros de clase; platicar sobre otros temas te alejará de la preocupación del seminario y proyectarás una imagen de confianza y tranquilidad.
     
    Algunos estudiantes se ponen tan nerviosos que tiemblan de pies a cabeza, se les traba la lengua y olvidan por completo el comienzo de la charla. Si crees que esto puede sucederte, escribe el material de la introducción y léelo pausadamente. Esto te calmará y recobrarás la compostura necesaria para continuar la presentación. Recuerda que estás frente a una audiencia amistosa, no tienes por qué preocuparse demasiado. ¡Todos te deseamos éxito!
     
     
    Cómo practicar la charla
     
    Si prefieres practicar solo, ten a la vista un reloj y anota en el bosquejo cuánto dura cada sección del seminario. Graba la presentación en vídeo o practica frente a un espejo para evaluar tus gestos, movimientos y demás componentes del lenguaje corporal. Si prefieres practicar con amigos, pídeles que lleven el tiempo y que contribuyan sugerencias para mejorar la presentación. Pregúntales si la charla fue interesante, convincente y si enfatizaste adecuadamente los puntos más importantes. Escoge la audiencia cuidadosamente; tus amigos no ayudarán si interrumpen frecuentemente con bromas y comentarios irrelevantes.
     
     
    Cómo actuar ante el público
     
    Tu lenguaje corporal es importante para el éxito de la presentación. Si hablas mirando hacia el telón, el techo, el piso o las ventanas, la audiencia percibirá que estás inseguro y/o que no te interesa el tema de la presentación, por lo que poco a poco se desconectarán y acabarán pensando en otras cosas. Si mantienes contacto visual con la audiencia retendrás la atención del público, los harás partícipes de la presentación y proyectarás una imagen de confianza y seguridad. Mira a todo el público; si concentras tu atención sobre el profesor o sobre una parte pequeña de la audiencia las demás personas se sentirán ignoradas y perderán interés en la charla.
     
    Evita gesticular excesivamente, rascarte a menudo, acomodarte el cabello constantemente, jugar con la tiza o con el puntero, pasear excesivamente de un lado a otro, o apoyarte contra la pared o el atril. No te escondas todo el tiempo detrás del atril; sal de este refugio psicológico y muévete pausadamente de un lado a otro para proyectar seguridad y mantener la atención de la audiencia. Cuando estés quieto mantén las piernas juntas, el cuerpo erecto y la frente en alto; la buena postura proyecta confianza, seguridad y dominio del tema.
     
    No muevas el puntero láser constantemente sobre el telón. Préndelo para señalar el objeto deseado, muévelo muy poco alrededor del objeto y apágalo. Si lo dejas prendido y lo mueves exagaredamente la audiencia se mareará tratando de seguirlo. Aguanta el puntero con ambas manos si el punto rojo vibra mucho sobre el telón. Por  supuesto, nunca dirijas el puntero hacia la audiencia.
     

    Cómo hablar ante el público
     
    La comunicación verbal es el componente principal del seminario y por lo tanto debes dedicarle atención especial. Algunos estudiantes hablan muy bajo, mientras que otros comienzan con el volumen apropiado pero bajan paulatinamente hasta que casi no se escuchan. Trata de mantener un volumen adecuado y constante, pero cámbialo ocasionalmente para romper la monotonía o para enfatizar un punto importante. Acompaña el tono de voz con gestos complementarios; por ejemplo, la palabra subir puede acompañarse con un movimiento hacia arriba de las manos y la palabra ustedes puede enfatizarse señalando hacia la audiencia. Una pausa breve luego de decir algo importante enfatiza el valor de la información. Evita el uso excesivo de muletillas tales como eh, bueno, porque, ok, como, pero, o sea y entonces; la repetición constante de estas voces evidencia nerviosismo, inseguridad y dominio inadecuado del idioma.

    Algunos estudiantes se aprenden el seminario completo de memoria y lo recitan como un poema, corriéndose el riesgo de parecer autómatas o de perderse si hay una interrupción. Es preferible usar como guía el bosquejo o una lista de palabras clave y transmitir el material con las palabras que surjan en el momento.
     
    No uses palabras o frases tales como obviamente, como todos ustedes saben, está claro, es harto conocido, todo el mundo sabe, o se supone que todos ustedes sepan. Recuerda que parte del conocimiento se olvida y que nadie conoce el tema tan bien como tú. Además, este vocabulario agresivo hará que algunas personas se intimiden y no participen en la sesión de preguntas.

    Trata de no mezclar innecesariamente el inglés con el español, ya que el uso exagerado de anglicismos denota descuido, pereza mental y pobre dominio del idioma; busca el equivalente en español de las palabras inglesas y minimiza las traducciones literales.     Además, el seminario exige un lenguaje más formal que el que empleamos en la comunicación cotidiana. Por lo tanto, no uses expresiones tales como a to' tren, lo hizo trizas, lo picó en cantitos, hizo un boquete, esto es una vaina, se espatilló, etc.
     
     
    Cómo proyectar una apariencia positiva
     
    La apariencia física es uno de los factores que afecta la credibilidad del conferenciante. Por lo tanto, es importante que la audiencia te perciba como una persona formal, creíble y conocedora del tema. Los caballeros no tienen que usar gabán o corbata y las damas no tienen que usar traje formal, pero ambos deben usar ropa más elegante que la que visten regularmente para asistir a clases. Los caballeros deben estar bien peinados y recién afeitados (o con la barba y el bigote bien acicalados), mientras que las damas deben maquillarse conservadoramente y llevar el pelo bien arreglado. No uses ropa, peinados o joyas que distraigan a la audiencia.
     
    Verifica tu apariencia en un espejo antes de comenzar la presentación. Sécate la cara si has sudado o si tienes el cutis aceitoso. Péinate nuevamente. Verifica que tu ropa esté derecha, debidamente ajustada y que los botones o cremalleras estén cerrados. Si estás mascando goma, bótala inmediatamente.
     
     
    Cómo contestar las preguntas
     
    Aunque la sección de preguntas tiende a causar mucha ansiedad, el conferenciante bien preparado confía en su conocimiento y espera este momento para demostrar nuevamente su dominio del tema.
     
    Si te hacen una pregunta en voz baja, repítela para beneficio de la audiencia y para beneficio propio, pues tendrás unos segundos adicionales para ponderar la contestación. Contesta las preguntas directa y brevemente, sin abundar más de lo necesario. Si no sabes la contestación, es preferible admitirlo que inventar algo que te enrede o te delate ante miembros de la audiencia que conocen el tema. Interrumpe al preguntador sólo si la pregunta es muy larga o si se desvía notablemente del tema; interrumpe cortésmente, con una frase como “En otras palabras, lo que usted pregunta es...”.
     
    Si alguien levanta la mano durante el seminario, infórmale cortésmente que contestarás las preguntas al final de la charla. Si por el contrario, al final la audiencia se queda muda y nadie pregunta, toma la ofensiva haciendo una o dos preguntas (quizás controversiales) que enfaticen los puntos importantes del seminario y que ayuden a comenzar la discusión. No está de más alagar a la primera persona que pregunte, diciéndole por ejemplo, “excelente pregunta” o “ese punto es muy importante”. Evita por todos los medios los intercambios prolongados con una persona, las respuestas excesivamente largas y los argumentos contenciosos.
     
     
    Cómo comportarse durante el seminario
     
    Como miembro de la audiencia, tu comportamiento puede alentar o desalentar al conferenciante. Mantén una postura adecuada y demuestra tu interés por el tema. Toma notas para participar en la sección de preguntas. Leer, estudiar y pasar papéles durante el seminario es una falta de cortesía hacia tu compañero. Apaga tu teléfono antes de entrar al salón del seminario. Acuéstate temprano la noche antes de las charlas; nada descorazona más a un conferenciante que ver a miembros de la audiencia soñolientos y cabeceando. Llega temprano a todos los seminarios. Si llegas tarde interrumpirás la presentación y la concentración de la audiencia. En resumen, compórtate como te gustaría que tus compañeros se comportaran durante tu presentación.
     
     
    Cómo evaluar las presentaciones
     
    Algunos profesores reparten un formulario para que los estudiantes opinen sobre las presentaciones. Estas evaluaciones sólo son útiles si se llenan objetivamente. Señala los puntos positivos y negativos de cada presentación. Si todos los comentarios son positivos, sin realmente serlos, el valor del cuestionario para el conferenciante y para el profesor es nulo.
     
     
    Publicación Electrónica 1, Oficina de Publicaciones, Facultad de Artes y Ciencias, RUM
    © José A. Mari Mutt. Actualizada el 23 de marzo de 2007.