Protocolo para solicitud, asignación y distribución de suministros de higiene y protección personal para la prevención y control del Covid-19

31 de agosto de 2020

DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS Y DIRECTOR DEL CID

Dr. Omar I. Molina Bas
Decano de Administración

Protocolo para solicitud, asignación y distribución de suministros de higiene y protección personal para laboratorios de investigación, oficinas administrativas y unidades de servicio para la prevención y control del Covid-19 (Enmendado)

Con el objetivo de facilitar el proceso de adquisición y manejo de suministros para la prevención y control de la pandemia del COVID-19, hemos establecido este protocolo, que aplica al Campus, Centro de Investigación y Desarrollo, Finca Alzamora, Granja de Lajas e Isla Magueyes. Éste nos permitirá agilizar el proceso de adquisición, evitar la duplicidad de esfuerzos y, a su vez, mantener un mejor control de la distribución de suministros con el fin de mantener registros precisos de los gastos y toda la documentación de soporte. Además, estos registros serán útiles para los procesos de auditorías, informe sobre los daños ocasionados por la pandemia en la investigación, así como para otros informes que puedan ser solicitados, tal y como ha sucedido en anteriores situaciones de emergencia.

1. Cada Decano, Director de Departamento, Administrador o Coordinador, según aplique a cada dependencia, deberá designar un funcionario que será el responsable de recibir y distribuir los suministros a los laboratorios u oficinas. Esta persona deberá firmar por el recibo de los suministros y mantendrá el control de éstos. Se recomienda que identifiquen un sustituto que pueda asumir esta encomienda para los casos en que el designado oficial se encuentre ausente o de vacaciones.

2. El proceso será el siguiente:
 En el caso de materiales de desinfección y/o hand sanitizer, la persona designada debe completar la Hoja de pedidos de suministros de higiene y protección personal asociados al control de COVID-19 en laboratorios de investigación, oficinas administrativas y unidades de servicio que puede encontrar en el siguiente enlace: https://www.uprm.edu/decanatoadministracion/mdocs-posts/hoja-de-pedidos-de-suministros-de-higiene-y-proteccion-personal-asociados-al-control-de-covid-19/
 Luego de completar la Hoja de pedido de suministros debe enviarla al siguiente correo electrónico: Materiales_Limpieza_DET@uprm.edu.
 En el caso de mascarillas, de tela o desechables, la persona designada las solicitará a través del correo electrónico: maria.fernandez11@upr.edu.

3. Personal del Departamento de Edificios y Terrenos y la Oficina de Salud y Seguridad Ocupacional y Ambiental se comunicará con el funcionario designado en la unidad correspondiente para coordinar la entrega.

4. El funcionario designado deberá distribuir los suministros a las respectivas oficinas, según se haya especificado en la solicitud.

5. Es necesario que se mantenga un registro de todas las entregas para evidenciar el consumo apropiado de los suministros.