Reglamento Gastos de Viaje

26 de octubre de 2020

 

A TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

 

P/C: Ubaldo M. Córdova Figueroa, Ph.D.
Vicepresidente Ejecutivo

 

Carlos M. Rodríguez Rivera
Director
Gerencia y Cumplimiento de
Proyectos Subvencionados

 

BENEFICIOS DEL NUEVO REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO

 

El 24 de septiembre de 2020, la Junta de Gobierno aprobó la Certificación 14 (2020-2021)
para un nuevo Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico (UPR). Esta
propuesta fue recientemente publicada con el propósito de recibir comentarios, los cuales
serán considerados y evaluados por la Junta de Gobierno. Luego de este proceso, podrá
aprobarse el reglamento, el cual debe ser sometido al Departamento de Estado en
cumplimiento con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de
Puerto Rico (LPAU).

 

Este esfuerzo se realizó con el propósito de agilizar los procesos administrativos y ser más
eficientes en la gestión de la investigación, según establece el plan de trabajo del Presidente,
Dr. Jorge Haddock. Queremos reconocer y agradecer el insumo recibido por los enlaces del
Grupo de Trabajo de Investigación y de otros expertos en recursos externos.

 

Las enmiendas al reglamento además, reducen, simplifican y eliminan procesos poco eficaces
que no aportan o retrasan el desarrollo de las actividades de investigación. Además de este
reglamento, tenemos otros ya encaminados que esperamos sean considerados por la Junta de
Gobierno en los próximos meses.

 

A continuación, algunos de los cambios más relevantes aprobados en la propuesta de
reglamento:

• Se establece el uso de las guías federales publicadas por la “General Service
Administration” (GSA) del gobierno federal para el pago de dietas cuando se viaje
fuera de Puerto Rico.

• Se establece un pago uniforme diario para transportación terrestre e incidentales,
eliminando el requisito de presentación de recibos, si no se sobrepasa cierto límite
bajo estos conceptos.

• Se permite la presentación de evidencia tales como: recibos, facturas o documentación
correspondiente de forma digital o a través de medios electrónicos.

• Se actualizaron las tarifas de reembolsos para viajes dentro de Puerto Rico. El
presidente podrá actualizar estas tarifas regularmente para atender las necesidades
económicas del momento. La tarifa de dietas diarias para viajes dentro de Puerto Rico
y el reembolso de costo por milla al utilizar auto privado, aumentó de $23 a $30 y
de 50¢ a 75¢, respectivamente.

• Se simplifica el proceso de solicitud de viaje requiriendo básicamente un sólo
aprobador.

• Se elimina el proceso de evaluar horas de salida y llegada para pago de dietas en viajes
fuera de Puerto Rico, y se pagará el 75% correspondiente a dieta irrespectivamente de
hora de llegada o salida.

•Se asigna un pago de $75 el primer y último día relacionado a la transportación
terrestre.

• Se elimina el requisito de proveer estados de cuentas personales como evidencia.
Estos tendrán que ser provistos de manera voluntaria si no existe otro método de
verificación de algún cargo reclamado.

• Se flexibiliza “por excepción y en situaciones extraordinarias” la norma de no
autorizar viajes a personas que tengan alguna cuenta de viaje pendiente de rendir o
anticipos no utilizados pendiente de reintegrar, la cual requerirá la autorización del
director de finanzas.

• Se delega la autorización de viajes a otros oficiales universitarios distintos al
presidente y los rectores.

• En cuanto a los gastos de transportación e incidentales, se amplían los gastos
incurridos en viajes oficiales a los cuales se puede tener derecho a reembolso.

• Se incluye como gasto incidental el costo de transportación de un empleado que
mientras estuviese disfrutando de sus vacaciones fuere llamado a prestar servicios para
la UPR. “Esto incluye cualquier costo no reembolsable, personal y/o de acompañantes
pagados por el empleado, en que se incurra al interrumpir sus vacaciones”.

Esperamos que las enmiendas y cambios incorporados en la propuesta del nuevo reglamento
sean de gran beneficio para continuar promoviendo, desarrollando y fortaleciendo la
investigación, y cumpla con la misión de disminuir y eliminar procesos administrativos que
redunden en atrasos para facilitar el logro de las actividades de investigación.