Recibo de Documentos Fiscales – Oficina de Preintervención

15 de octubre de 2020

 

Decanos, Directores, Supervisores de Departamentos y Personal Administrativo del Recinto Universitario de Mayagüez

 

P/C: Dr. Omar I. Molina Bas
Decano de Administración

 

Lyzette J. Rodríguez Rodríguez
Directora de Finanzas

 

RECIBO DE DOCUMENTOS FISCALES – OFICINA DE PREINTERVENCIÓN

 

La Oficina de Preintervención del Departamento de Finanzas, con el fin de agilizar y de ser más eficientes en la preintervención de los documentos fiscales, ha modificado la forma en que éstos serán recibidos. A partir, del 20 de octubre de 2020, todo documento fiscal deberá ser enviado, en formato digital, al correo preintervencion@uprm.edu.

 

A. Oficina, unidad o departamento que tramita documentos fiscales a la Oficina de Preintervención
1. Utilice SignRequest para el trámite de las firmas correspondientes e incluya todos los anejos necesarios.
a. Recuerde incluir todos los correos electrónicos de las personas que intervendrán en el documento, ya sea para cotejarlo o para firmarlo.
b. La primera página en SignRequest será una hoja de ruta similar a la que se muestra en el siguiente enlace https://www.uprm.edu/decanatoadministracion/mdocs-posts/hoja-de-ruta-para-el-tramite-de-documentos-fiscales/. Ésta es un modelo que podrá ser modificada de acuerdo a los empleados que cotejarán y firmarán el documento en su unidad, departamento o dependenciac. Como segunda hoja, deberá estar el documento fiscal seguido de sus correspondientes anejos.
d. Es importante que, en la hoja de ruta, y al preparar su documento en SignRequest, aparezca el correo electrónico de Preintervención, preintervencion@uprm.edu, como el último recipiente de todo lo enviado.

 

B. Oficina de Preintervención
1. Recibirá el documento fiscal y sus anejos en el correo electrónico previamente indicado.
2. Convertirá el documento en un Portable Document Format (PDF, por sus siglas en inglés).
3. Será firmado por la Directora.
4. Será preintervenido siguiendo los diversos procesos internos del Departamento de Finanzas.

 

C. Política de Desembolso del Recinto Universitario de Mayagüez
1. Reembolsos
a. Todas las solicitudes de reembolso llevarán la firma de la Directora de Finanzas. No obstante, si el monto excede los $1,000.00, también deberán incluir las siguientes firmas:
-Si el monto se encuentra entre los $1,000.01 a $2,000.00, llevará la firma del Decano de Administración.
-Si el monto excede los $2,000.00, llevará la firma del Rector.
-Recuerde modificar la hoja de ruta de acuerdo al monto de los reembolsos.

 

2. Pagos por Anticipado, Contratos de Servicios y Otros
a. Todas las solicitudes de pagos por anticipado, contratos de servicios u otros pagos, llevarán la firma de la Directora de Finanzas. No obstante, si el monto excede los $1,500.00, llevará la firma del Decano de Administración.
-Recuerde modificar la hoja de ruta de acuerdo al monto del documento fiscal tramitado.

Agradeceremos el fiel cumplimiento de esta directriz, de manera que el manejo de los documentos sea más ágil. Si necesitan aclarar dudas sobre el particular, por favor, comuníquese vía correo electrónico a preintervencion@uprm.edu.