CONSTITUCIÓN Y REGLAMENTO

Sociedad Meteorológica de Puerto Rico
Capítulo Estudiantil afiliado a la “American Meteorological Society”

Según dispuesto por el Capítulo Local de la
“American Meteorological Society”

ARTÍCULO I: NOMBRE

Este Capítulo Local será conocido como la “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico Capítulo Estudiantil de Mayagüez”. El Capítulo Estudiantil puede adoptar cualquier otro nombre, por medio de un referéndum aprobado con una mayoría de 2/3 partes de los miembros activos del Capítulo. El cambio de nombre deberá ser reportado inmediatamente al Comité Ejecutivo de la “American Meteorological Society”.

 

ARTÍCULO II: OBJETIVOS

La “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico” debe fomentar el crecimiento entre el estudiantado universitario, el estudiantado preuniversitario (K-12), y la comunidad en general, de la educación, la investigación, y la difusión del conocimiento en ciencias atmosféricas, la meteorología, la oceanografía física, la hidrología, la climatología y temas asociados, sobre Puerto Rico y los trópicos en general.

El Capítulo organizará actividades para cumplir con estos objetivos, proveerá información a través de conferencias, seminarios, talleres educativos y demostraciones. También buscará mantener un contacto activo con el Capítulo Profesional de la AMS de Puerto Rico, para fomentar oportunidades educativas, entrenamiento en colaboración con meteorólogos practicantes, y el intercambio de ideas entre la comunidad meteorológica del país.

 

ARTÍCULO III: MEMBRESÍA

  1. La membresía del Capítulo Local la constituirá aquella persona cuyo interés esté en consonancia plena con los objetivos y metas de la “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico”. Debe ser estudiante de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Mayagüez o alguna institución universitaria en Puerto Rico. Además debe ser miembro de la “American Meteorological Society” nacional.a. Presentar evidencia de su membresía con la “American Meteorological Society” al momento de registrarse o renovar su membresía con la “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico”.
  2. Se podrá nombrar Miembro Honorario a aquel individuo, grupo o institución que apoye notablemente los objetivos de nuestro capítulo y el desarrollo de las ciencias atmosféricas, oceanográficas y temas relacionados. Este nombramiento estará a discreción de la Directiva del Capítulo Local con la debida aprobación de todos los miembros. El reconocimiento al miembro honorario se hará durante la ceremonia de Iniciación de los Nuevos Integrantes.
  3. El Miembro Activo es aquel que participa en todas las actividades del Capítulo, que asiste regularmente a todas las reuniones y que cumple cabalmente con la cuota establecida. Aquel miembro que no cumpla con cualquiera de estos tres requisitos, dejará de ser informado de cada actividad y pasará a ser un miembro no-activo. Se llevará un registro de las actividades para este propósito. El miembro activo tiene derecho de destituir mediante votación a cualquier oficial si sus acciones o actividades lo requieren. Este voto será confidencial.

 

ARTÍCULO IV: DIRECTIVA

  1. El/la Presidente(a) está a cargo de todas las reuniones del Capítulo Local y es responsable del bienestar ideológico y financiero del Capítulo. Además, tiene la autoridad para designar comités. Realizará un plan de trabajo que incluya las fechas de las reuniones mensuales y de la asamblea general de nuevos integrantes, las fechas de las reuniones de los Comités, fechas de ventas y otras actividades que son ordinarias en el Capítulo. Deberá presentar este plan de trabajo a la Directiva en su primera reunión de Directiva, preferiblemente antes de que inicie el año académico.
  2. El/la Vicepresidente(a) es el/la encargado(a) principal en ausencia de el/la Presidente(a) y además es el/la encargado(a) de coordinar la actividad del “Weather Fest”. El/la Vicepresidente(a) también ayuda y supervisa a los otros oficiales en sus deberes y objetivos durante el año académico.
  3. El/la Tesorero(a) administra todas las actividades del Capítulo que conlleven el manejo de dinero. Lleva registro de todos los miembros activos y mantiene al día los expedientes financieros del Capítulo en cada reunión. Se encargará de llenar las solicitudes de cada persona interesada en ser miembro, de evaluarlas y aceptarlas. Además, se encargará de todos los asuntos referentes a la cuota. Deberá cumplir con lo estipulado en la sección del Fondos Reunión Anual De Meteorología (AMS). En ausencia de el/la Presidente(a) y Vicepresidente(a) es el/la encargado(a) principal de la reunión del Capítulo. El/la tesorero(a) deberá rendir un informe mensual de los gastos de la “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico” y deberá ser añadido al informe que se envíe a los miembros luego de finalizada la reunión mensual.
  4. El/la Secretario(a) mantiene a cada miembro activo al tanto de cada actividad del Capítulo. Se encargará de preparar las promociones de las actividades realizadas por el Capítulo y enviará las mismas por los medios oficiales de comunicación del Capítulo (email, grupos de mensajería, redes sociales o en persona) a todos los integrantes del Capítulo. En ausencia de el/la Presidente(a), Vicepresidente(a) y Tesorero(a), preside la reunión del Capitulo Local.
  5. El/la “Webmaster” se encargará de mantener al día única y exclusivamente las redes sociales y página oficial, “website” del Capítulo; entiéndase la página de Facebook: Sociedad Meteorológica de Puerto Rico/AMS UPRM Student Chapter; el grupo en Facebook: SMPR – Sociedad Meteorológica de Puerto Rico; el Twitter oficial de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico y el “website” bajo la dirección de sometpr.com
  6. El/la Historiador(a) se encargará de documentar las actividades realizadas y de actualizar la información en el “Bulletin Board” del Capitulo Local y podrá ayudar a el o la “Webmaster” en las publicaciones de las actividades en las redes sociales. Tendrá el deber de redactar un artículo sobre una actividad realizada para el “Local Chapter Affairs Newsletter” del AMS el cual debe ser enviado al personal del AMS una vez sea solicitado.
  7. El/la Editor(a) de Revista se encargará de crear o editar la Revista Juracán. Una vez completada la revista, la misma, debe ser enviada al o la “Webmaster” para su publicación inmediata en las redes y de igual forma debe ser enviada a los profesores de meteorología, así como al personal administrativo del Departamento de Física y de la Facultad de Artes y Ciencias.

 

ARTÍCULO V: COMITÉS

1. Comité Directivo (Directiva) estará compuesto de la siguiente manera:

a. Comité Ejecutivo – consiste en cuatro (4) integrantes: Presidente(a), Vicepresidente(a), Tesorero(a), Secretario(a).

        1. Tendrá el deber de nombrar a los integrantes de los Puestos de Confianza los cuales son: Editor(a) de Revista, Historiador(a) y “Webmaster”. Estos nombramientos deben ser realizados antes del último día en funciones de la actual Directiva o a dos semanas después de la notificación de los resultados del proceso de votación.

b. Puestos de Confianza – consisten en tres (3) integrantes: Editor(a) de Revista, Historiador(a) y “Webmaster”.

c. El Comité Directivo está encargado, además de las funciones que les corresponden, de:

        1. Evaluar y aceptar miembros al Capítulo.
        2. Examinar y aprobar el Plan de Trabajo.
        3. Evaluar las actividades del Capítulo.
        4. Evaluar y aceptar los reportes financieros.
        5. Autorizar egresos con cargo a los fondos del Capítulo.
        6. Evaluar y aceptar donaciones.
        7. Formular las políticas del Capítulo.
        8. Velar por el cumplimiento de los objetivos de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico.
        9. Seleccionarán a los Líderes y Co-Líderes de los comités principales (Comité de Demostraciones, Comité de Weather Briefings y Comité de Outreach).
        10. Realizará el Informe Anual de la American Meteorological Society (AMS)/ Local Chapter AMS sobre las actividades del Capítulo y el mismo debe ser enviado a principios del mes de mayo.
        11. Realizará el Informe Anual para el Departamento de Física el cual debe incluir, pero no limitarse al Informe Presidencial, Informe de Secretarial y el Informe de Tesorería. Los informes deben enviarse en un solo documento tanto al Director del Departamento de Física como al Consejero de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico y a todos los integrantes del Capítulo.
        12. La aceptación de donativos a nombre del Capítulo Local podrá ocurrir luego de ser aprobados por la Directiva.

2. Comité del “Weather Fest”

a. El “Weather Fest” es la actividad más grande y concurrida que tiene la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico. Su objetivo principal es transmitir el conocimiento sobre las ciencias atmosféricas y la meteorología entre otras ciencias a todo el público presente (estudiantes de K-12, universitarios, maestros y público general).

b. Estará dirigido por el/la Vicepresidente(a), quien tendrá el deber de organizar un equipo de trabajo para poder cumplir con los trámites administrativos, logísticos, educativos, promocionales y económicos de la actividad.

c. Este comité tendrá una guía o manual sobre todos los procesos o trámites que se deben realizar.

3. Comité de Ventas

a. Estará dirigido por el/la Tesorero(a).

b. Tendrá el deber de organizar y realizar al menos una venta semanal, para de esta forma recaudar el dinero necesario para las actividades realizadas, compra de materiales y mejora de los ya existentes.

4. Comité de Promociones

a. Será dirigido por el o la Secretario(a).

b. Tendrá la labor de realizar, verificar y difundir todas las promociones de las actividades del Capítulo. Las promociones deben ser enviadas a él o la “Webmaster” para su verificación e inmediata  publicación en las redes sociales.

5. Comité de Demostraciones

a. Objetivos

        1. Es el comité encargado de llevar las ciencias atmosféricas y la meteorología a la comunidad mediante una serie de experimentos, conferencias, charlas, videos y otras plataformas o herramientas que vayan acorde con la misión y visión educativa del Capítulo. Los integrantes del comité demostrarán los conceptos meteorológicos y la ciencia que hay detrás de ellos. Este comité realizará visitas a escuelas y será el anfitrión del “Weather Fest”.

b. Será dirigido por un Líder y un Co-Líder. Los cuales tendrán la responsabilidad de coordinar u organizar actividades para que los miembros del comité adquieran las destrezas necesarias para ofrecer charlas a diferentes personas de diferentes niveles académicos, y velarán por el cumplimiento de los objetivos del comité.

c. Mantendrán un contacto directo con el Comité Directivo para coordinar la visita a diferentes lugares como lo son: escuelas, centros comerciales, y demás actividades educativas dentro como  fuera de la UPR-Mayagüez para poder llevar demostraciones y actividades relacionadas a su comité.

6. Comité de Weather Briefings

a. Objetivos

        1. Se encargará de realizar un informe sobre las condiciones del tiempo cada día, los cuales se publicarán en sus redes sociales de Facebook, Twitter (UPRM Meteorological Laboratory) y/o de forma presencial a los demás integrantes del Capítulo. Los integrantes del comité deberán ser capaces de aprender y dominar las destrezas básicas de predicción de las condiciones del tiempo. Además, serán los portavoces de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico para informar al público en general sobre algún fenómeno natural que esté aconteciendo en el momento.

b. El comité estará dirigido por un/una Líder y un/una Co-Líder los cuales tendrán la responsabilidad de coordinar u organizar talleres para que los miembros del comité adquieran las destrezas  necesarias para llevar a cabo sus funciones dentro del comité y cumplir los objetivos.

c. El/la Líder y el/la Co-líder serán los únicos responsables de manejar y verificar la información publicada en las redes sociales del Comité (Facebook, Twitter, etc…). Tendrán el deber de añadir a los integrantes del comité a las redes sociales antes mencionadas para que éstos puedan servir de ayuda en la publicación de la información que se estará brindando al público. De igual forma, deberán crear o designar a un integrante dentro del comité para que genere las gráficas a ser utilizadas para los diferentes informes sobre las condiciones del tiempo o fenómenos naturales que estén ocurriendo.

d. El/la Líder y el/la Co-líder deberán mantener o actualizar los acuerdos colaborativos con los diferentes medios de comunicación (ejemplo: radio y podcast) o entidades educativas. Además, deben generar o actualizar los reglamentos para los acuerdos establecidos. Estos reglamentos deben tener explícitamente escritos las funciones que se estarán realizando, los días y las horas ya establecidas para las labores a realizarse. Los acuerdos colaborativos deben estar debidamente aprobados y verificados por el Comité Directivo.

e. Deberán velar por el buen funcionamiento de la Estación Meteorológica (“Weather Station”) y darle el mantenimiento requerido.

7. Comité de Outreach

a. Objetivos

        1. Es el comité encargado de difundir información referente a la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico, del Programa de Ciencias Atmosféricas y Meteorología. De igual manera, deberá distribuir esta información a las comunidades. Además, organizará seminarios de escuela graduada dirigidos hacia los estudiantes interesados en continuar estudios graduados en el área de las ciencias. Promueve las ciencias atmosféricas y meteorología en los otros departamentos de la UPR-Mayagüez.

b. El comité estará dirigido por un Líder y Co-Líder los cuales deben cumplir y velar por el cumplimiento de los objetivos del Comité. Además, deberán crear contactos con otros Capítulos de la American Meteorological Society (AMS), pero no limitarse solo al AMS sino con grupos o entidades que puedan ser de beneficio para la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico.

8. Cada Líder y Co-Líder deberán mantener informado al/la Presidente(a) y a su vez al Comité Directivo sobre las actividades que estén realizando o que estén planificándose.

9. Se organizarán Comités adicionales a discreción de el/la Presidente(a).

 

ARTÍCULO VI: CUOTA

  1. La cuota establecida es de catorce dólares ($14.00) anuales.
  2. Esta cuota debe ser pagada en la segunda reunión del año del Capítulo. El pago de cuota es uno de los requisitos que otorga el derecho de ser un miembro activo y da derecho a los privilegios de votación. Si la cuota no es pagada para la segunda reunión, los privilegios de ser miembro activo serán revocados y el individuo no recibirá más avisos de las actividades del Capítulo hasta que sus deudas sean liquidadas.
  3. Si la persona se enterase o conociere sobre el Capítulo luego de pasada la segunda reunión del año puede realizar su pago de cuota en el transcurso de un mes, pero antes de terminar el semestre en curso. Esto debe realizarlo luego de haberse comunicado con el/la tesorero(a) y llenado el formulario de membresía.
  4. La cuota será utilizada para sufragar gastos de todas las actividades de la “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico” y para mejoras del Capítulo.

 

ARTÍCULO VII: REUNIONES Y ASAMBLEAS

  1. La “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico”tendrá una reunión oficial mensual y tendrá otras reuniones las cuales serán por convocatoria.
  2. La “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico”realizará por lo menos una asamblea general para los nuevos integrantes. Esta asamblea tendrá el propósito de promocionar y traer nuevos integrantes al Capítulo. La misma se realizará luego de haber pasado la primera reunión mensual del Capítulo (durante el primer semestre académico).
  3. Las reuniones serán presididas por el/la Presidente(a) del Capítulo Local.
  4. Las decisiones acordadas en las reuniones del Capítulo Local tendrán validez mientras sean tomadas por una asamblea que cumpla con el quórum definido por el Comité Directivo.
  5. La hora y el lugar en el cual se realizará cada reunión, será determinada por el Comité Directivo y será avisada a los demás miembros con anticipación.
  6. El/la Secretario(a) enviará a cada miembro activo, una minuta de lo discutido al finalizar la reunión entiéndase, la agenda discutida durante la misma. Este resumen incluirá el lugar, la fecha y la hora de la próxima reunión.
  7. Al principio de cada mes se enviará un calendario con las actividades programadas y el mismo puede ser realizado por el o la Presidente(a) o Secretario(a).

 

ARTÍCULO VIII: PROCESO DE  NOMINACIÓN Y/O VOTACIÓN

A. Para cada elección, proceso de votación o nominaciones se define el quórum como más de la mitad de los miembros activos y de al menos un oficial del Comité Ejecutivo.

B. Los requisitos para ocupar puestos directivos dentro del Comité Ejecutivo (Presidente(a), Vicepresidente(a), Tesorero(a) y Secretario(a) y aceptar su nominación son:

a. Ser miembro activo, esto implica haber asistido a dos tercios (2/3) de las actividades y reuniones; además de haber cumplido con la cuota anual establecida. De haberse ausentado a una actividad debe haber presentado excusa justificable a la Directiva por medio de un correo electrónico o mensaje de texto, pero esto no implica que se contará su asistencia a la actividad.

1. Proceso de Nominación

a. Se requiere una mayoría simple del quórum para iniciar los procesos de nominaciones para los integrantes del Comité Ejecutivo y la misma puede ser presencial como electrónica.

b. Una vez concluya la reunión de nominaciones, los integrantes pueden autonominarse por medio del correo electrónico para cualquiera de los puestos del Comité Ejecutivo y tienen tres (3) días para hacer sus autonominaciones. En caso de que uno de los integrantes que fue nominado y aceptó su nominación al cargo decida retirar su nominación, lo debe hacer vía correo electrónico y tiene tres (3) días para realizar dicha acción.

c. El proceso de nominación culminará a las 11:59 p.m. del tercer día transcurrido luego de la reunión inicial de nominaciones.

d. Las nominaciones deberán ser aprobadas por la Directiva actual o algún integrante que no haya sido nominado. Esto para validar la participación del nominado en las actividades del Capítulo y que cumpla con los requisitos establecidos.

e. El Comité Ejecutivo actual no tendrá la oportunidad de hacer nominaciones.

2. Nominados

a. Los integrantes nominados a los puestos de: Presidente(a), Vicepresidente(a), Tesorero(a) y Secretario(a) deberán preparar por escrito un documento en donde presente su plataforma de trabajo. En la misma deberán informar, pero no limitarse a lo que desea realizar para mejorar el Capítulo, ideas y proyectos innovadores de beneficio para todos los integrantes de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico y de la comunidad general. La plataforma de trabajo deberá ser enviada al email oficial del Capítulo en o antes de diez (10) días luego haberse cerrado el proceso de nominaciones.

b. Las plataformas de trabajo deben de enviarse a todos los integrantes activos al onceavo (11vo) día luego de haberse cerrado el proceso de nominaciones.

c. Si el o los nominados son integrantes del Comité Directivo (Directiva) actual o en curso, no podrá acceder a las cuentas del correo electrónico del Capítulo hasta que el proceso de nominaciones y votación haya concluido. Esto para salvaguardar la integridad de los resultados recibidos.

3. Proceso de Votación

a. El proceso de votación se realizará de forma electrónica y será designado una persona que no se haya o haya sido nominada y que pertenezca a la Directiva actual o en curso. Esa persona realizará un formulario electrónico el cual enviará a todos los integrantes del Capítulo por medio de correo electrónico. En caso de que la persona no tenga correo electrónico se le dará una hoja de papel en blanco para que pueda realizar su voto o se le pudiere dar acceso al formulario por medio de otro correo electrónico.

b. La votación electrónica para la elección de los integrantes del Comité Ejecutivo ocurrirá al segundo día de la tercera semana luego del cierre de las nominaciones y la misma estará disponible durante un periodo de veinticuatro (24) horas.

c. Los resultados de las votaciones serán anunciados dentro de las siguientes cuarenta y ocho (48) horas luego de concluido el proceso de votación por medio del correo electrónico oficial del Capítulo. De igual manera se hará un anuncio oficial presencial en la próxima reunión mensual.

d. El/la Presidente(a) o un designado(a) por él/ella, conservará copias de todos los votos recibidos por un periodo de un año.

ARTÍCULO IX: VACANTES A POSICIONES DENTRO DE EL COMITÉ DIRECTIVO Y/O COMITÉ DE DEMOSTRACIONES, WEATHER BRIEFINGS O OUTREACH

  1. Comité Directivo
    a. Comité Ejecutivo

    1. Si una posición del Comité Ejecutivo llega a ser vacante, los miembros del Comité Directivo restantes seleccionarán a un miembro activo cualificado para llenar temporeramente la vacante. Tres votos se requieren para llenar una vacante de este modo. Si ningún candidato recibe tres votos, el/la Presidente(a) hará la selección adecuada. En cualquier caso, el miembro seleccionado para llenar la vacante, debe ser ratificado por una mayoría simple del quórum presente en la reunión siguiente del capítulo. Si la selección a la vacante no se ratifica, entonces se debe celebrar un proceso de nominación y votación inmediatamente en la reunión.

b. Puestos de Confianza

    1. Si una posición de algún puesto de confianza, entiéndase Editor(a) de Revista, Historiador(a) y “Webmaster” llegase a estar vacante, el comité directivo se reunirá y seleccionará a un integrante para el puesto y esta selección no necesitará ser ratificada.
  2. Comité de Demostraciones, Weather Briefings y Outreach
    a. Si una posición de Líder o Co-Líder llegase a estar vacante la Directiva seleccionará a un integrante para que ocupe el cargo y la selección no necesitará ser ratificada.
  3. En caso de que algún integrante del Comité Directivo o de los Líderes o Co-Líderes decidieran renunciar a sus cargos deberán notificarlo de manera inmediata y escrita a el/la Presidente(a).

ARTÍCULO X:  FONDOS REUNION ANUAL DE METEOROLOGÍA (AMS)

  1. Todos los años la “American Meteorological Society” celebra su reunión anual en diferentes estados de los Estados Unidos. La Sociedad Meteorológica de Puerto Rico es una Capítulo Local del AMS y participa de esta actividad.
  2. Se destinará de todas las ventas ordinarias semanales un 10% de las ganancias obtenidas para el Fondos Reunión Anual De Meteorología (AMS). Estas ventas no incluyen las ventas adicionales no ordinarias que se realizan durante el año.
  3. El propósito de este fondo es poder sufragar los gastos o una parte de los gastos de estadía, viaje, registro o comida de los integrantes de la Sociedad Meteorológica de Puerto Rico y que vayan a participar de esta conferencia.
  4. El/la tesorero(a) será la persona encargada de implementar este Artículo e informar a todos los integrantes del total que hay en ese fondo especial y mantener un registro claro de los fondos.

 

ARTÍCULO XI: ENMIENDAS A LA CONSTITUCIÓN

Se requiere de dos tercios de la mayoría de los o las integrantes del Comité Directivo (Directiva) para la enmienda de la Constitución.

 

ARTÍCULO XII: AUTORIDAD PARLAMENTARIA

El manual de Reglas de Orden de Robert, Edición Revisada, será seguido al pie de la letra en todos los casos aplicables, a menos que alguna regla contradiga nuestra Constitución.

 

ARTÍCULO XIII: ORGANIZACIÓN SIN FINES DE LUCRO

La “Sociedad Meteorológica de Puerto Rico” está organizada y funcionará exclusivamente como una entidad no lucrativa, y ninguna porción de sus ganancias será utilizada a favor de ningún miembro activo.

 

ARTÍCULO XIV: DISOLUCIÓN

Si ocurre la disolución de la organización, todos los fondos serán donados a una entidad benéfica seleccionada por la directiva. Luego de haber saldado en su totalidad las deudas del Capítulo Local.

 

ARTÍCULO XV: ADOPCIÓN

A. Este Capítulo Local sea adscrito a la “American Meteorological Society” y que se pueda relacionar con empresas privadas, federales y con asociaciones debidamente aprobadas por alguna entidad educativa y que sean respaldadas por el AMS Nacional.

B. Esta Constitución llegará a ser eficaz sobre la ratificación de dos tercios del comité asignado para su redacción o evaluación.

 

Aprobado por la mayoría de miembros activos el 7 de julio de 2006
Enmendado por la mayoría del Comité Asignado el 9 de abril de 2007
Enmendado por la mayoría de los miembros activos el 26 de abril de 2016
Enmendado por la mayoría del Comité Directivo el 10 de abril de 2020