Estudio y Trabajo

La elegibilidad al Programa de Estudio y Trabajo está reglamentada por las disposiciones federales que aplican a todos los programas de ayudas como:

• Llenar la Solicitud Gratuita de Beca Pell (FAFSA) por internet y completar el proceso de verificación aplicable en el Departamento de Asistencia Económica.
• Tener ciudadanía americana o ser extranjero elegible.
• Estar matriculado con una carga académica de seis (6) créditos o más por semestre en un programa conducente a grado.
• Tener progreso académico satisfactorio para los programas de Asistencia Económica.
• Tener necesidad económica según determinado por su FAFSA.

• La oficina asignará electrónicamente la ayuda económica conforme a los fondos disponibles y a la necesidad económica demostrada por cada estudiante. Se le asignará la cantidad de horas y el lugar de trabajo según su programa de estudio.
• Se le informará al estudiante a través su Portal en el ícono de “My Financial Aid”, sección “My Aids” si le fue otorgada la ayuda.
• El estudiante tiene derecho de aceptar o rechazar la ayuda otorgada.
• Si acepta, el estudiante deberá imprimir el Contrato del Programa de Estudio y Trabajo, la Forma I-9,  que estarán accesibles en el portal.
• El estudiante pasará al área de trabajo asignado con el coordinador interno (supervisor del estudiante) a cargo para ser entrevistado. Si el coordinador interno acepta al estudiante firmará el contrato del programa.
• Si el coordinador interno (supervisor del estudiante) no acepta al estudiante deberá indicar en el Contrato del Programa de Estudio y Trabajo la razón por la cual rechaza al estudiante en su área de trabajo y debe enviarlo al Departamento de Asistencia Económica para poder re-ubicar al estudiante en otro lugar de trabajo.
• El estudiante pasará por el Departamento de Asistencia Económica a orientarse con la Coordinadora del Programa de Estudio y Trabajo, para completar el proceso de otorgación, hacer disponible su hoja de asistencia mensual y luego podrá comenzar a trabajar.

• El estudiante debe tener una vestimenta adecuada en el área de trabajo asignada.
• Estudiantes participantes del Programa Federal de Estudio y Trabajo no podrán tener trabajo a jornal simultáneamente.
• El coordinador interno tendrá la responsabilidad de preparar un expediente para cada estudiante asignado a su área de trabajo.  El mismo debe incluir: copia del contrato, las hojas de asistencia y el horario de trabajo acordado. Este expediente debe permanecer en un área segura y a la vez accesible para que el estudiante pueda cumplir con el horario establecido entre él y su supervisor, basado en su programa de clases y su contrato de trabajo. 
• Los departamentos deberán tener un plan con respecto a la supervisión, control de horas y nivel de desempeño del estudiante que tenga su jornada de trabajo fuera del horario regular del Recinto.  Este plan debe ser enviado a la Oficina Fiscal en Finanzas para que ellos puedan tramitar el pago al estudiante.
• No se permite a los estudiantes participantes del Programa de Estudio y Trabajo, trabajar durante su horario de clases, con la excepción si la clase fue cancelada y entonces deberá tener una excusa del profesor o instructor.  Debe proveer dicha excusa tanto al supervisor, como al oficial Fiscal de Finanzas para que se le pueda pagar por el tiempo trabajado.  Aunque la clase sea ofrecida de forma virtual, por ningún concepto el estudiante debe trabajar y tomar su curso simultáneamente.
• Si el estudiante tiene que ausentarse, debe notificarlo a su supervisor.
• En el contrato creado le indica la cantidad de horas por semestre que el estudiante debe completar, las mismas le serán pagadas a razón de $7.25 la hora.
• La hoja de asistencia se tiene que completar mensualmente y el estudiante la puede imprimir en su Portal dónde consiguió el contrato y la I-9.  Por ningún concepto, se deben mezclar dos meses en una hoja de asistencia y debe cumplir con las fechas establecidas en el calendario provisto por la Coordinadora del Programa o por Finanzas.  El único custodio de las Hojas de Asistencia es el Coordinador interno (supervisor del estudiante), ningún estudiante debe tener su nómina impresa en su poder; la misma debe permanecer en el expediente creado para dicho estudiante.
• El estudiante tiene que registrar las horas de entrada y salida en su Hoja de Asistencia en el momento en que trabaje y en bolígrafo de tinta azul. La misma no debe tener borrones ni tachaduras y los horarios deben ser ajustados a bloques de quince (15) minutos.  (Ej. En lugar de 8:04, debe escribir 8:00; en lugar de 9:16 debe escribir 9:15; en lugar de 11:27 debe escribir 11:30, etc.)
• Ningún estudiante puede continuar trabajando en el lugar de trabajo asignado, si ya completó la cantidad de horas asignadas  y/o terminó el periodo establecido. Bajo ningún concepto, el estudiante debe sobregirarse de las horas asignadas por semestre. De esto suceder, será responsabilidad del Departamento y/o Decanato para el cual trabaja el estudiante, pagar el exceso de horas trabajadas.  
• Por reglamentación federal, los estudiante del Programa de Estudio y Trabajo no pueden desplazar ni reemplazar a ningún empleado del área de trabajo asignado.
• El programa de Estudio y Trabajo esta diseñado para proveer empleo a tiempo parcial, por lo que el estudiante no puede trabajar en exceso de veinte (20) horas de trabajo semanales durante el periodo lectivo.
• El mínimo de horas que el estudiante podrá trabajar en el día será una (1) hora hasta un máximo de siete (7) horas y media, pero no más de cinco (5) horas consecutivas sin haber tomado un descanso de por lo menos treinta (30) minutos.
• Todo participante del Programa de Estudio y Trabajo tendrá para completar el total de horas asignadas hasta el último día laborable de su lugar de trabajo en cada semestre.
• Cada coordinador interno (supervisor) certificará la asistencia mediante su firma y tramitará el envío de todas las Hojas de Asistencia a la Oficina Fiscal de Asistencia Económica en Finanzas (Oficina 220) en o antes de tres (3) días laborables una vez finalice el mes trabajado.  Esta gestión se está realizando de manera virtual, por lo que las hojas de asistencia una vez registradas en en ícono “WorkStudy Timesheets” del Portal, deben ser enviadas al correo electrónico de Oficina Fiscal (oficinafiscal@uprm.edu) debidamente firmadas.  Si envía las hojas físicamente, tienen que ser entregadas en un sobre sellado y preferiblemente por personal del Recinto y no por el estudiante. (Si se acoge a firmar de manera virtual, dicha firma deberá ser una imagen digital de la firma original o debe dibujar su firma con un artefacto electrónico.  Las firmas en sello no son aceptadas, ni las firmas escritas en word o pdf.)  
• Al finalizar cada semestre, el coordinador interno (supervisor) evaluará el trabajo de cada estudiante y enviará la Hoja de Evaluación debidamente cumplimentada a la Oficina Fiscal de Asistencia Económica en Finanzas.