Siempre que tenemos una presentación que dar, pensamos en que es lo mejor para que esta quede bien realizada. Puesto que muchos, por no decir todos, hemos pasado por malas presentaciones de las cuales no queremos ser copia a la hora de presentar la nuestra, se han establecido ciertos criterios básicos que se deben tomar en consideración a la hora de crear una presentación, por ejemplo PowerPoint. Siempre pasamos por presentaciones que son ineficientes como:

  • El lector
  • El que no está preparado
  • El que murmura
  • O el animador de efectos especiales

Si estos ejemplos te causan dolor de pensar que estuviste en una silla con un presentador así, estos 10 puntos críticos pueden ayudarte a mejorar y evitar errores comunes. Estos detalles son de experiencias en múltiples presentaciones, infructuosas por desgracia, o en cursos universitarios (Informes Técnicos – INGL 3236) donde se presentan. No se discutirán en estos puntos detalles relacionados a la ejecución del presentador en su forma de expresarse, pues ha sido discutida en otros post. Se ofrecen cursos para ayudar a dicha ejecución/locución en el RUM (Oratoria – INGL 3250).

  1. Verificar el equipo Una vez la audiencia este sentada y se comienza la presentación suelen ocurrir eventos inesperados como que el proyector no funciona o el computador no reconoce el archivo de PowerPoint. Técnica #1 Verificar siempre todo equipo antes de comenzar la presentación con tiempo. Así evita malos momentos, retrasos o quedar como incompetente ante la situación con el público. Inclusive, saber reducir la intensidad de la luz de la sala de presentaciones puede ayudar.
  2. “Baja” Información o Información de Menos Si memorizas la información a presentar, que así debería ser, no siempre es la mejor solución. De surgir una pregunta relacionada a la presentación que no se tenía una página explicando o tan simple como no prepararse para futuras preguntas sobre el tópico puede resultar en un problema. Tenias en la presentación solo lo que se piensa hablar y no información adicional.Técnica #2 Conoce tu material MUY bien. No solo lo que se piensa presentar al público, también se debe pensar en futuras preguntas que puedan surgir y tener respuestas a las mismas, o tan simple como tener paginas extras de información aunque no se utilicen.
  3. Coherencia en la Presentación y Tópico Esto es lo contrario al Punto #2 presentado. Conoces tan bien el material y tienes tanta información sobre el mismo que no sabes que hacer y tratas de abarcar demasiados tópicos. Saltas las paginas, o das puntos de información que no van en secuencia o acorde con el tópico del momento. La gente puede perderse fácilmente o perder interés. Técnica #3 Usar la regla de K.I.S.S. por sus siglas en ingles (Keep It Silly Simple) al momento de presentar la información. Tomar los 3 o 4 puntos más importantes y exponerlos, además el PowerPoint es como tu agenda para mantener secuencia y orden al momento de presentar un material.
  4. Presentación no es igual que un Club de Lectura Si alguna persona de la audiencia dice que no puede leer la presentación, gentilmente procedes a leerla. Pero visto el caso, tu PowerPoint es exactamente lo que dices. Entonces, porque te necesitan…Técnica #4 Mantén tu información simple. Has las cosas sencillas para leer. Unos 4 bullets por página es suficiente. Recuerda, le hablas al público no a la pantalla.
  5. Cuando no hay contenido, imágenes complejas Si no tienes suficiente contenido sobre el tópico que hablas, ya sea por falta de investigación o tiempo de realizarlo, utilizas demasiadas fotos o gráficas complejas o imágenes confusas. Esto no es un buen indicativo. Técnica #5 Utiliza fotos, diagramas o tablas/gráficas para resaltar los puntos importantes de tu presentación. En un mundo competitivo y de trabajo “Tiempo es Dinero”. Mantenlo simple, y utilizando correctamente las imágenes mejoran tu presentación oral.
  6. Necesitas lentes de aumento para leer Letras pequeñas y estilos difíciles de leer pueden ser un serio problema a la hora de verse. Quizás en la pantalla de tu computadora se vea espectacular, pero no en un anfiteatro lleno de personas. No siempre se considera a los que se sientan al final. Técnica #6 Mantener las letras simples. Puede que Font 18 se vea bien, pero a 30 pies de separación NO. Utiliza tamaños apropiados para verse a los lejos, como 30. Si estás en tu pantalla, aléjate unos 10 pies y trata de leerlo. Si logras ver la presentación cómodamente, en pantalla grande también se podrá.
  7. Diseños espectaculares Piensas en colores o algún tema increíble para la presentación que es vistoso, exuberante y llamativo. Pero quizás no tenga que ver con el tema o no haga buen contraste con el color de las letras que utilizas. No se ven o se pierde la atención por la imagen del background. Técnica #7 Utiliza un template simple, apropiado para la audiencia. Un diseño sin figuras excéntricas y simples es más aconsejable para una audiencia profesional o de negocio, mientras que se puede utilizas un background lleno de colores y figuras si la presentación es para niños pequeños.
  8. Exceso de Slides Si tu tópico se extiende a unas 100 páginas, creo que muchos se dormirán a mitad de la presentación y eso considerando que sea una buena y entusiasta. Esto ocurre mucho cuando se tienen que presentar un exceso de fotos para hablar sobre un tópico. Técnica #8 Si se desea mantener al público atento, considera un mínimo de 10 a 12 páginas. Se consistente en lo que se presenta, representaciones simples a veces hablan más que 100 láminas sin sentido. De ser una presentación técnica (de contexto científico extenso), mantén en resumen los puntos principales y simplifica con diagramas las explicaciones extensas y/o complejas. Recuerda, que somos humanos, nos cansamos y piensa en los “mucho” que te agradan las presentaciones (especialmente las no tan interesantes) que sean extensas.
  9. Ruido al Fondo Las animaciones, tanto de transición como de imágenes (gif), se ven llamativas en las presentaciones junto a los sonidos que le ponemos para hacer los efectos más interesantes. Haces esto para impresionar a toda la audiencia y en el 85% de los casos fallas. La gente ni siquiera sabe a donde mirar y pierden el mensaje que se desea llevar. Técnica #9 Animaciones son buenas para resaltar puntos importantes, pero demasiadas van a distraer la audiencia. Prepara tu presentación con la menor cantidad de efectos, recuerda “Menos es Más”. Las personas van a ver una presentación, no una película de animaciones.
  10. Guarda los Colores para Navidad y días Festivos A veces no notamos que ciertas combinaciones de colores pueden ser no aptas para los ojos. Colores como azul y anaranjado juntos no ayudan a la visualización. Adicional, existen personas con ceguera a colores (daltonismo) que no ven, algunos como rojo o verde y les dificulta el entendimiento de la presentación. Técnica #10 Mantener contrastes simples blanco y negro, “Dark on Light” o “Light on Dark” pueden resultar más efectivos. El fondo blanco no siempre ayuda, pues mucha luz puede lastimar los ojos, aunque puede utilizarse tonalidades como crema, “bone white” o “beige”. Se recomienda fondo negro con letras claras para mejor lectura. Evitar los patrones o texturas en el fondo. Y mantener el tema elegido para la presentación consistente.

Resumen

Para ser un buen presentador necesitas conocer tu tema y mejor aun a tu audiencia. Mantén tu presentación simple y concisa presentando solo la información más relevante (aunque puedes tener información adicional en páginas aparte en caso de emergencia). Utiliza las presentaciones electrónicas como PowerPoint como un acompañante de refuerzo, no como el presentador. Recuerda, tus páginas no son la presentación, TÚ eres la presentación.

Referencias

Holloway, Brian R. “Technical Writing Basics: A Guide to Style and Form”

Blake, G.; Bly, R. W. “The Elements of Technical Writing”

http://presentationsoft.about.com/od/fir…

http://www.slideshare.net/satyajeet_02/h… (Altamente recomendada, pues explica gráficamente los errores comunes)

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